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社内アシスタントに求めること

アシスタントという言葉を聞くとどんな仕事を想像しますか。

株式会社まるのアシスタントに応募してくださる方の多くが他の部署の人のサポートをすることと答えます。じゃあ具体的にサポートとは何ですか?となった時に想像できない状態というのがほとんどです。

まるのアシスタントの仕事は、他部署の人がしなくてもいい仕事について「やっときます」と言えることです。そしてほぼリモートワークの中、社内に常にいると言うことは直接お客様に対面することや、お客様と会話する機会が多くなるということです。そのため行っている作業を強制的に手を止めなければいけなくなることも多くあります。でも仕事は待ってくれません。決められた時間内に決められた作業を確実に終わらせていく能力が必要となります。
アシスタントには単なる事務職でこなすという仕事ではなく、マルチタスクな能力があることを求めています。

まるでは、コンサルタント、ディレクター、デザイナー、コーダーが居ます。
アシスタント以外の部署は、お客様である医療機関の先生方が求めている物を成果物として手元に届けるために尽力しています。
そのためには勤務時間内でいかに集中して作業する時間を生み出すかということが大切です。
この環境を生み出すために社内アシスタントは、各部署の作業工程を先回りして作業をしておくことが必須です。
例えば電話1つ取ってもアシスタントに求められることがあります。それは、いかに1回の電話でお客様からの依頼内容を正確に聞き取り、内容を集約して担当部署に伝えることができるかということです。これができることで実際に作業をしているクリエイターは作業の手を止めることなくお客様からの連絡を受け取ることができます。
更に、この電話をアシスタントが受けることで社内全体の作業スケジュールや、お客様の求めている状況を直接アシスタントが知ることができます。その結果、次工程で必要な作業を前もって準備しておくことができます。

実際、現在アシスタントで働いている社員は前職で事務職を経験している人はいません。
そして社内全体で見ても8割が医療業界未経験からの入社です。つまり全く経験したことない仕事を行っています。でも、前職で色々な仕事にチャレンジしてきたからこそ臨機応変に動く力があると思います。まるはまだまだ少ない人数で、従業員全員で会社を作っている段階です。個々の考える力や改善しようという意欲が成果に結びつくと考えています。誰かに考えてもらって決まったことやあるものをこなすことは誰にでもできます。

今のまるに必要な人材は、0を1にする、新たなものを生み出す力のある人だと考えます。